Jika anda ingin berhasil, jangan takut untuk berpikir besar tapi untuk itu mulailah bertindak berdasarkan tujuan. Sering kali kita sebagai manusia melewatkan hal-hal yang semestinya kita lakukan dan melakukan hal-hal yang mestinya kita lewatkan.
Hal ini terjadi karena sebagian besar kita lupa untuk merumuskan tujuan dari setiap langkah yang kita ambil sehingga seringkali kita tersesat ditengah perjalanan dan hanya berputar-putar. Prinsip ini juga berlaku dalam organisasi. Untuk membangun sebuah organisasi ataupun menjalankannya dengan membuat program-program setiap organisasi harus merumuskan jati dirinya dan memetakan diri dan lingkungannya. Selalu dibutuhkan upaya untuk memusatkan konsentrasi organisasi pada satu atau beberapa bidang tertentu. Hal ini akan memudahkan organisasi untuk melihat apa yang diinginkannya, bagaimana cara mencapainya dan melakukan evaluasi sejauh manakah hal tersebut terlaksana.
Semua proses ini dapat kita sebut sebagai proses manajemen. Proses ini adalah proses yang holistik, melibatkan banyak sisi yang akan saling berinteraksi. Sebagai langkah awal dari proses ini langkah teknis yang dapat kita pelajari adalah bagaimana kita mampu memetakan masalah dengan sebuah metoda analisa tertentu dan metoda tersebut adalah analisa SWOT, yang disusul dengan perumusan bagian jati diri yaitu visi dan misi organisasi.
Pengertian dan Tujuan SWOT
SWOT adalah singkatan dari bahasa Inggris STRENGTHS (Kekuatan), WEAKNESSES (Kelemahan), OPPORTUNITIES (Peluang) dan THREATS (Ancaman). Analisa SWOT berguna untuk menganalisa faktor-faktor di dalam organisasi yang memberikan andil terhadap kualitas pelayanan atau salah satu komponennya sambil mempertimbangkan faktor-faktor eksternal.
Analsis SWOT dapat dibagikan dalam lima langkah:
1. Menyiapkan sesi SWOT.
2. Mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan.
3. Mengidentifikasi kesempatan dan ancaman.
4. Melakukan ranking terhadap kekuatan dan kelemahan.
5. Menganalisis kekuatan dan kelemahan.
Manfaat Analisa SWOT
Meningkatkan pengetahuan dan pemahaman organisasi
Langkah-Langkah Penerapan
Langkah 1: Menyiapkan sesi SWOT
- SWOT kemungkinan akan menghabiskan waktu 50 - 60 menit.
- Peserta dibagi dalam kelompok dengan maksimum 6 orang per kelompok.
- Dengan menggunakan alat curah pendapat memilih pelayanan atau komponen pelayanan yang akan dianalisa.
- Setiap kelompok membuat sebuah matriks SWOT sesuai dengan contoh.
- Siapkan kartu dan kertas flipchart untuk setiap kelompok.
- Tentukan seorang Pencatat. Tugas Pencatat adalah mengisi matriks SWOT.
Langkah 2: Mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan
- Dengan menggunakan curah pendapat, tulis pada kartu semua kekuatan di dalam organisasi (internal). Kekuatan bisa berupa, tenaga trampil, gaji, sarana. Setelah kartu diisi tempelkan pada kertas flipchart.
- Setelah selesai menyusun kekuatan internal, dengan menggunakan curah pendapat, daftarkan kelemahan di dalam organisasi (internal) pada kartu lalu ditempelkan pada flipchart .
Langkah 3: Mengidentifikasi kesempatan dan ancaman
- Dengan menggunakan curah pendapat, daftarkan semua kesempatan di luar organisasi (kesempatan ekstern) yang dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan pelayanan atau atasi sebuah masalah. Ini bisa berupa latihan, tenaga baru, peraturan baru dan seterusnya.
- Dengan menggunakan curah pendapat, buatlah daftar ancaman di luar organisasi (ancaman ekstern) yang dapat menghalangi pemecahan masalah.
Langkah 4: Melakukan ranking terhadap kekuatan, kelemahan, ancaman dan peluang
- Daftarkan dalam kolom masing-masing: kekuatan, kelemahan, ancaman dan peluang.
- Buatlah ranking setiap kolom. Yang perlu dipikirkan adalah pentingnya kesempatan / ancaman dan berapa besar kemungkinan kesempatan / ancaman tersebut memang akan ada. Begitu juga dengan ancaman dan peluang.
Langkah 5: Menganalisis kekuatan dan kelemahan
- Masukan kekuatan dan kelemahan masuk matriks SWOT.
- Kekuatan diisi sesuai ranking yang telah dikerjakan, kekuatan yang paling besar di atas, yang kurang besar di bawah.
- Setelah kekuatan diisi, disusul dengan kelemahan.
- Masukan kesempatan dan ancaman di dalam kolom.
- Hubungkan kekuatan dan kelemahan dengan kesempatan dan ancaman.
- Kombinasi di mana kekuatan bertemu dengan kesempatan adalah keadaan yang paling positif. Keadaan ini harus dipelihara dengan baik supaya tetap ada.
- Kombinasi kelemahan dan ancaman adalah keadaan yang paling negatif dan harus dihindari.
- Setiap kombinasi diperiksa ulang kalau memang merupakan jalan keluar untuk mengurangi kelemahan atau ancaman.
Catatan:
Analisis SWOT bukanlah akhir dari proses. Untuk memanfaatkan sepenuhnya alat ini, anda perlu menentukan rencana tindak lanjut. Juga alat ini cenderung berdasarkan pada "pendapat" dan indikator-indikator kualitatif dan belum tentu pada "ke
Analisa SWOT
Analisa SWOT adalah sebuah bentuk analisa situasi dan kondisi yang bersifat deskriptif (memberi gambaran). Analisa ini menempatkan situasi dan kondisi sebagai sebagai faktor masukan, yang kemudian dikelompokkan menurut kontribusinya masing-masing. Satu hal yang harus diingat baik-baik oleh para pengguna analisa SWOT, bahwa analisa SWOT adalah semata-mata sebuah alat analisa yang ditujukan untuk menggambarkan situasi yang sedang dihadapi atau yang mungkin akan dihadapi oleh organisasi, dan bukan sebuah alat analisa ajaib yang mampu memberikan jalan keluar yang “cespleng” bagi masalah-masalah yang dihadapi oleh organisasi.
1. Jenis Analisa SWOT
Terdapat dua model analisa SWOT yang umum digunakan dalam melakukan analisa situasi yaitu :
1. Model Kuantitatif
Sebuah asumsi dasar dari model ini adalah kondisi yang berpasangan antara S dan W serta O dan T. Kondisi berpasangan ini terjadi karena diasumsikan bahwa dalam setiap kekuatan selalu ada kelemahan yang tersembunyi dan dari setiap kesempatan yang terbuka selalu ada ancaman yang harus diwaspadai. Ini berarti setiap satu rumusan Strength (S), harus selalu memiliki satu pasangan Weakness (W) dan setiap satu rumusan Opportunity (O) harus memiliki satu pasangan satu Threath (T).
Contoh pasangan Kekuatan dan Kelemahan :
Komponen
|
Sub Komponen
|
Komponen
|
Sub Komponen
|
S
|
Organisasi saat ini memiliki jumlah anggota yang sangat besar
|
W
|
Jumlah anggota yang besar menurunkan tingkat efektifitas koordinasi dan komunikasi antar anggota
|
Contoh pasangan Kesempatan dan Ancaman :
Komponen
|
Sub Komponen
|
Komponen
|
Sub Komponen
|
O
|
Perbaikan tingkat ekonomi membuat makin banyak anak-anak Hindu yang bersekolah hingga perguruan tinggi di Surabaya, sehingga calon anggota KMHDI PC Surabaya makin banyak
|
T
|
Calon anggota yang berasal dari keluarga yang mapan seringkali tidak militan dan bersifat agak borjuis
|
Kemudian setelah masing-masing komponen dirumuskan dan dipasangkan, langkah selanjutnya adalah melakukan proses penilaian. Penilaian dilakukan dengan cara memberikan skor pada masing-masing sub komponen, dimana satu sub komponen dibandingkan dengan sub komponen yang lain dalam komponen yang sama atau mengikuti lajur vertikal. Sub komponen yang lebih menentukan dalam jalannya organisasi, diberikan skor yang lebih besar. Standar penilaian dibuat berdasarkan kesepakatan bersama untuk mengurangi kadar subyektifitas penilaian.
Contoh Pemberian skor :
Kmp
|
Sub Kmp
|
Skor
|
Kmp
|
Sub Kmp
|
Skor
|
S
|
1. Organisasi saat ini memiliki jumlah anggota yang banyak
2. Organisasi memiliki cadangan dana yang besar
3. Organisasi telah memiliki berbagai peraturan yang jelas tentang segala hal
|
40
30
30
|
W
|
1. Jumlah anggota yang banyak, menurunkan efektifitas koordinasi dan komunikasi
2. Cadangan dana yang besar dapat membuat idealisme menurun
3. Peraturan yang ketat membuat organisasi menjadi kaku
|
60
10
30
|
Skor total komponen S
|
100
|
Skor total komponen W
|
100
|
Hasil penilaian ini dapat dilihat bentuknya dalam diagram cartesian dimana Strength (S) berpasangan dengan Weakness (W) dan Opportunity (O) berpasangan dengan Threat (T).
2. Model Kualitatif
Urut-urutan dalam membuat Analisa SWOT kualitatif, tidak berbeda jauh dengan urut-urutan model kuantitatif, perbedaan besar diantara keduanya adalah pada saat pembuatan sub komponen dari masing-masing komponen. Apabila pada model kuantitatif setiap sub komponen S memiliki pasangan sub komponen W, dan satu sub komponen O memiliki pasangan satu sub komponen T, maka dalam model kualitatif hal ini tidak terjadi. Selain itu, Sub Komponen pada masing-masing komponen (S-W-O-T) adalah berdiri bebas dan tidak memiliki hubungan satu sama lain. Ini berarti model kualitatif tidak dapat dibuatkan Diagram Cartesian, karena mungkin saja misalnya, Sub Komponen S ada sebanyak 10 buah, sementara sub komponen W hanya 6 buah..
Contoh Model Kualitatif :
Komp
|
Sub.Komp
|
Komp
|
Sub.Komp
|
S
|
1. Organisasi memiliki anggota yang banyak
2. Organisasi memiliki cadangan dana yang besar
3. Organisasi memiliki peraturan yang lengkap
4. Organisasi memiliki sekretariat yang representatif
|
W
|
1. Budaya organisasi adalah budaya tradisional yang menghambat tercapainya kondisi kerja yang efisien
2. Keinginan anggota untuk belajar dari kesalahan sangat rendah
|
Sebagai alat analisa, analisa SWOT berfungsi sebagai panduan pembuatan peta. Ketika telah berhasil membuat peta, langkah tidak boleh berhenti karena peta tidak menunjukkan kemana harus pergi, tetapi peta dapat menggambarkan banyak jalan yang dapat ditempuh jika ingin mencapai tujuan tertentu. Peta baru akan berguna jika tujuan telah ditetapkan. Bagaimana menetapkan tujuan adalah bahasan selanjutnya yaitu membangun visi-misi organisasi atau program.
Visi dan Misi
Pertanyaan mendasar dari sesi ini adalah , mengapa kita perlu tujuan, apakah itu tujuan dan bagaimana kita akan merumuskannya ?
Dalam perumusan sebuah organisasi atau program kerja, diperlukan arah sebagai petunjuk momen gerakan yang dilakukan, karena itulah essensi dari bergerak, bukan hanya berpindah tapi bergerak menuju sesuatu. Selama perjalanan tersebut, tujuan juga berfungsi sebagai acuan perkembangan. Tujuan adalah sebuah konsep yang menerangkan “kemana kita akan pergi”, tujuan ini diterjemahkan dalam beberapa bentuk, satu diantaranya adalah visi dan misi.
Visi merupakan sesuatu yang didambakan untuk dimiliki dimasa depan (what do they want to have), Visi menggambarkan aspirasi masa depan tanpa menspesifikasi cara-cara untuk mencapainya, visi yang efektif adalah visi yang mampu membangkitkan inspirasi
Misi adalah bentuk yang didambakan di masa depan (what do they want to be). Misi merupakan sebuah pernyataan yang menegaskan visi lewat pilihan bentuk atau garis besar jalan yang akan diambil untuk sampai pada visi yang telah lebih dulu dirumuskan. Keduanya tidak memiliki dimensi ukur kuantitatif (persentase, besaran waktu, dll). Sebagai konsep yang ideal visi-misi ini harus diterjemahkan lagi dalam konsep yang lebih nyata dan terukur yaitu tujuan (objective). Tujuan dalam konteks ini tidak sama dengan tujuan yang kita bahas didepan. Tujuan yang kita bahas disini adalah tujuan sebagai konsep yang jauh lebih riil.
Proses perumusan visi-misi maupun tujuan dari sebuah organisasi atau program bukanlah proses yang mudah dan tanpa perenungan. Proses ini adalah proses yang subyektif dan sangat tergantung pada iklim organisasi. Yang paling penting adalah bagaimana membangun visi-misi dan tujun melalui proses yang sedemokratis mungkin. Yang selanjutnya adalah bagaimana interaksi dari bahasan analisa SWOT, Visi dan Misi dapat merumuskan sebuah tujuan yang riil dan terukur dalam perjalanan roda organisasi.
Interaksi Analisa SWOT, Visi dan Misi
Bahasan mengenai analisa SWOT, Visi dan Misi adalah suatu bagian integral dari sebuah organisasi, sehingga kaitan diantara ketiganya harus dikuasai dengan baik sebelum melangkah ke konsep-konsep selanjutnya dalam menggerakkan organisasi. Analisa SWOT, visi dan misi sebagai sebuah konsep memiliki interaksi yang erat, baik pada saat perumusan, pelaksanaan maupun evaluasi organisasi atau program. Analisa SWOT mengawali perumusan visi dan misi organisasi dan kemudian diterjemahkan dalam tujuan organisasi yang dalam KMHDI kita kenal sebagai GBHO dan GBPK. Dengan acuan berupa visi-misi maka tujuan organisasi akan dapat dirumuskan dalam GBHO dan GBPK.
Dalam skala yang lebih kecil, urut-urutan cara penganalisaan yang sama dapat diterapkan terhadap suatu program kerja, dimana setelah melakukan Analisa SWOT, menentukan Visi-Misi Program Kerja, maka program ini dapat dijabarkan targetnya, segmentasinya dan strategi aksi yang akan digunakan. Sebuah program kerja dapat dikatakan sebagai sebuah program yang lengkap apabila telah mampu menerangkan visi, misi, tujuan serta gambaran pelaksanaan yang berupa target, segmentasi dan strategi aksi yang dipilih. Kemudian dilanjutkan dengan tahapan pelaksanaan program kerja yang secara teknis persiapannya maupun pelaksanaanya akan dibahas pada bagian selanjutnya dari diklat ini. Pelaksanaan akan diikuti dengan proses evaluasi. Yang digarisbawahi disini adalah peran analisa SWOT dalam melakukan penilaian kesesuaian konsep dan pelaksanaan program saat program berjalan maupun di akhir program sehingga dapat diambil sebuah kesimpulan penilaian yang obyektif dan berkesinambungan.
Daftar pustaka :
CM.Lingga Purnama, MM, Strategic Marketing Plan, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta 2001.(hlam 1-76)
Suad Husnan , Dr, MBA, Suwarsono, Drs, MA, Studi Pelayakan Proyek, UPP. AMP YKPN, Yogyakarta, 1994
David J. SchwartzThe Magic of Thinking Big,, Prentice-Hall inc, 1996